湖北大学教育发展基金会财务工作指南（试行）
第一部分 捐赠
本基金会接受自然人、法人和非法人组织的自愿捐赠，接受政府资助或拨款。
接受捐赠的流程为：
1、与捐赠方沟通洽谈，促成捐赠意向，明确捐赠用途；
2、项目负责人与基金会沟通捐赠相关细节；
3、捐赠方与基金会签订捐赠协议，参考【捐赠协议书模版】；
4、在约定日期内督促捐赠款到账。
本基金会银行账户信息如下：
户名：湖北大学教育发展基金会
账号：17047601040001976
开户行名称：农行友谊大道支行
开户行行号：103521004760
地址：湖北省武汉市武昌区友谊大道368号
电话：027-88661722
统一社会信用代码：5342 0000 5035 8954X6
第二部分 立项及项目管理
捐赠资金入账前，需提前告知基金会秘书处，签订捐赠协议书，明确资金来源，审核资金用途是否符合慈善法有关规定。捐赠资金入账后，即需对该笔捐赠进行立项。项目责任单位填写【捐赠资金项目立项审批表】【捐赠项目预算表】，并将表格的电子及签字盖章的纸质材料提交基金会存档备案。
立项时需确定项目负责人、项目联系人以及项目实施的主要内容，同时提交该项目【奖助类管理办法】或【非奖助类管理办法】。项目负责人对项目全权负责，项目责任单位对项目的实施有监管责任。项目责任单位应在每年2月底将上一年度的项目执行情况及资金使用情况以工作报告的形式报送基金会。项目责任单位在项目到期或执行完毕后应及时办理结项手续，填写《捐赠资金项目结项表》和《捐赠项目结项报告》，将项目相关运营材料报送基金会。
具体规定和要求详见【湖北大学教育发展基金会项目管理办法】。
第三部分 资金使用
一、日常报销流程
1、在基金会网站【资料下载】-【基金会财务工作指南】中按对应类目下载相关表单；
2、整理原始票据及凭证，填写表单；
3、项目负责人签字并加盖项目责任单位公章；
4、向基金会财务部（习坎楼210室）提交纸质报销材料；
5、经基金会财务审核、基金会秘书长审批、理事长（理事会）审批后（按权限审批）报销。
备注：所有要求签字的都不能用签字章。
二、票据的相关要求
捐赠项目资金的使用，在预算范围内凭发票据实报销。
（一）票据报销的基本要求
1、开票信息
请务必注意，开票抬头为“湖北大学教育发展基金会”（“湖北大学”抬头的发票不能在基金会使用）。
单位名称:湖北大学教育发展基金会
税务识别号:5342000050358954X6
银行账户:17047601040001976
开户行：中国农业银行友谊大道支行
电话：027-88661722
2、发票上无明细时，须提供加盖发票专用章的税控清单或明细清单。
3、持电子发票报销时，该发票只能报销一次，不得重复报销。
4、原则上所有需要办理报销的发票应“当年取得、当年报销”，即取得发票应及时在开票日期所属会计年度内报销（会计年度为1月1日-12月31日），因特殊情况不能及时报销的，期限可以适当延长，但最迟不超过次年6月30日。
（二）财务原始票据整理和粘贴要求
1、原始票据按不同类别和金额分类，在A4纸上正面朝上粘贴，大小折叠整齐且不超过20张；小于A4纸大小的发票和小票需粘贴到空白的A4纸张上，A4纸大小的票据不需要粘贴。
2、请勿将票据颠倒放置、粘贴，勿用订书机订票据，若票据较多，可以粘贴在多张A4纸上。
三、分类报销指南
（一）奖助学金类发放
1、【资金使用审批表】；
2、评选通知和颁发决定（学校或二级单位红头文件）；
3、公示材料（网站截图或公告栏拍照打印）；
4、【奖助学金发放明细表】；
5、捐赠协议书（复印件）；
6、项目管理办法（备案盖章版）；
注：临时困难补助提供情况报告、发放明细表及相关佐证材料。
（二）采购类报销
1、货物、服务及工程类采购（小于2万元）报销所需材料：
①【资金使用审批表】；
②项目经费使用报告（项目负责人签字并加盖项目责任单位公章）；
③【采购项目验收表】（不少于三人签字）;
④发票（正面经办人签字);
⑤发票验真截图;
⑥捐赠协议书（复印件）；
⑦项目管理办法（备案盖章版）。
2、货物、服务及工程类采购（2万元至100万元）报销所需材料：
①【资金使用审批表】；
②项目经费使用报告（项目负责人签字并加盖项目责任单位公章）
③【采购项目密封询价表】（不少于三家供应商密封询价，填写密封询价记录表，最低价为中标价）或【采购项目商务谈判记录表】（不少于3家供应商参与谈判）；
④【货物采购合同、服务合同或工程合同】；
⑤【采购项目验收表】（不少于3人签字，其中1人为项目负责人）；
⑥发票（正面经办人签字);
⑦发票验真截图;
⑧捐赠协议书（复印件）；
⑨项目管理办法（备案盖章版）。
备注：各类采购合同均须采购前到基金会审签。工程合同须约定质保期（不少于1年）及质保金（3%-5%）。如采购固定资产，须填写【固定资产登记单】，并到学校国资办进行入库登记；大于100万元的报销项目，请提前与基金会报备，会商确定具体的公开采购方式。
（三）差旅费报销
1、【事前审批单】；
2、【差旅费报销单】；
3、往返行程交通票据（火车票、飞机行程单、登机牌等）；
4、住宿费用发票（含酒店开具的住宿流水单、验真截图）
5、付款证明；
6、其他差旅相关佐证附件（会议通知、培训通知、活动新闻、邀请函等）。
（四）公务接待报销
1、【接待费用清单】；
2、【事前审批单】；
3、用餐发票（验真截图）、菜单、付款证明；
4、佐证材料（公函、邀请函、活动新闻等）。
（五）会议费报销
1、【会议专项审批单】（提前报基金会审批）；
2、【会议费支出预算明细表】
3、【会议费支出决算表】
4、会议通知；
5、与会人员签到表；
6、若聘请了专家需支付劳务费的，则附上【人员经费发放明细表】；
7、会议发票（验真截图）和费用明细单据；
8、图片新闻等佐证材料；
9、委托其他单位办会的还应提供相关合同原件及费用清单，如合同表明分期付款，请在每期提交支付时提供合同复印件。;
备注：第（三）、（四）、（五）项费用报销均需提前向基金会提交【事前审批单】。差旅费、会议费报销标准参照湖北大学相关标准执行。
（六）人员经费报销
人员经费包括：①奖教金（含专项工作奖励等）；②劳务费（专家咨询费、讲课费、评审费、讲座费、志愿者补贴等）。
1、奖教金（含专项工作奖励等）发放须准备以下材料：
①【资金使用审批表】；
②评选通知、奖励说明类证明材料；
③单位公示材料；
④【人员经费发放明细表】【劳务报酬所得计税公式表】；
⑤捐赠协议书（复印件）；
⑥项目管理办法（备案盖章版）。
2、劳务费（专家咨询费、讲课费、评审费、讲座费、志愿者补贴等）发放须准备以下材料：
①【资金使用审批表】；
②项目经费使用报告（项目负责人签字并加盖项目责任单位公章）；
③图片新闻等佐证材料；
④【人员经费发放明细表】【劳务报酬所得计税公式表】；
⑤捐赠协议书复印件；
⑥项目管理办法（备案盖章版）。
资金使用依据文件为【湖北大学教育发展基金会财务管理办法】。
※所有带【】的表格及模板均可在湖北大学教育发展基金会网站【资料下载】-【基金会财务相关表格】下载。
